Gleichzeitig erfüllt das System alle Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Damit können Verantwortliche die Anforderungen an Aufbewahrung und Schutz von Informationen leichter bewältigen, die gesetzliche Regelungen wie der Sarbanes-Oxley-Act oder die europäische Finanzmarktrichtlinie (MiFID) vorschreiben. Iron Mountain Connect führt den Nutzer Schritt für Schritt durch den Aufbau eines gesetzeskonformen Datenmanagement-Systems: von der Definition der Benutzerrollen und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens bis zur Programmprüfung. Folgende Funktionen werden dabei geboten:

• Das Record Center unterstützt Kunden beim Auffinden, Abrufen und zur vernichtung freizugebender, physischer Dokumente.
• Im Report Center lassen sich alle Vorgänge im Dokumentenmanagement-System kontrollieren und über verschiedene Berichtstypen auswerten (Aktivitätsberichte, Bestandslisten, Aufbewahrungsberichte und Finanzberichte).
• Über die Funktion Retention Schedule (Aufbewahrungsplan) ist die Lösung an die unternehmenseigenen Anforderungen anpassbar. Spezifische Aufbewahrungsfristen für Dokumente lassen sich online einpflegen und abrufen. Dadurch können Nutzer aus dem Tool Berichte erstellen, um zuverlässig zu prüfen, wann einzelne Dokumente vernichtet werden dürfen.

Darüber hinaus bietet Iron Mountain Connect branchenspezifische Hintergrundinformationen, Schulungseinheiten und Praxis-Leitfäden. Damit sind Nutzer immer aktuell über Gesetzesänderungen und Best Practices informiert und können ihre Dokumente gesetzeskonform verwalten. Administratoren profitieren vom flexiblen Content Management der Lösung, mit dem sie auch unternehmensspezifische Informationen einstellen. Zudem lassen sich über das Tool die Zugangsrechte einzelner Nutzer verwalten sowie die Eingabe neuer Daten kontrollieren. Das gewährleistet eine einheitliche Klassifizierung und Verwaltung der Informationen. Der Support-Service für das Webportal von Iron Mountain steht rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier . (am)